In diesem Artikel ein paar Tipps für die Umsetzung einer geschäftlichen E-Mail-Signatur ...

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• Per Definition gelten geschäftliche E-Mails als Geschäftsbriefe (= alle nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen, die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben).
• seit dem 1. Januar 2007 müssen laut dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) jegliche Form von Geschäftsbriefen – also auch E-Mails – bestimmte formale Mindestangaben enthalten.

Ähnlich wie das Impressum für die Website rechtliche Anforderungen erfüllen muss, gilt dies auch für E-Mails bzw. E-Mail Konten.

1. Signatur und Impressum in geschäftlichen E-Mails: Was muss rein?

Zu den typischen Angaben in der E-Mail-Signatur gehören:

• Vollständiger Name    (Vorname und Nachname)
• ladungsfähige Anschrift des Unternehmens (kein Postfach)
• ggf. Rechtsformzusatz
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Telefonnummer, E-Mail-Adresse (oder Fax) sind zwar keine vorgeschriebenen Angaben, sollten aber enthalten sein, da es viele Empfänger verunsichert, wenn diese Angaben fehlen.

Die Signaturpflicht für geschäftliche E-Mails betrifft Sie nicht, wenn bereits eine Geschäftsbeziehung besteht: Hier kennen sich Absender und Empfänger ja ohnehin. Die Angaben in der E-Mail-Signatur wären dann eine sogenannte entbehrliche Wiederholung bekannter Kontaktdaten.

2. Welche Pflichtinformationen sieht die DSGVO für E-Mails vor?

Als Webseitenbetreiber, Online-Händler oder Unternehmen müssen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich absichern. Das bedeutet unter anderem: Nimmt ein Nutzer Kontakt zu Ihnen auf, sind Sie verpflichtet, ihm in der Antwort-E-Mail mitzuteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Welche Pflichtinformationen Sie beim Erstkontakt aufführen müssen, schreibt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vor.

3. Wann bin ich von den Vorgaben betroffen?

Eine E-Mail-Signatur müssen Sie nur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr einfügen. Es muss sich also um einen „Geschäftsbrief“ bzw. eine „geschäftsmäßige E-Mail“ handeln. Eine solche liegt zum Beispiel vor, wenn sich die Mail an einen Geschäftspartner richtet oder eine Angebotskalkulation beinhaltet.

Interne E-Mail-Kommunikation zwischen Kollegen, Abteilungen und Niederlassungen fällt hingegen nicht unter geschäftliche Mails – ebenso wenig wie anonyme Werbung oder Lieferscheine.

Quelle:  eRecht24 ...

Mit den nachfolgenden Einstellungen können Sie den Versand / Empfang Ihrer E-Mails sicherer machen, eine absolute Sicherheit gegen SPAM, SPOOFING, PHISHING, ... gibt es aber nicht:

• für den Schadensfall sollte man versichert sein ...  fragen Sie Ihre Vrsicherung.